Een paar systemen die draaien
Hieronder lichten we er drie uit. Geen pilots en geen proefopstellingen: wat er staat is gebouwd, draait, en de cijfers die we noemen zijn gemeten.
Urban GRND
Emmen · Indoor entertainment en horeca · Live sinds 1 november 2025
De situatie
Urban GRND krijgt veel klantvragen via telefoon en WhatsApp: reserveringen, kinderfeestjes, arrangementen, openingstijden en praktische vragen. Op drukke momenten is het lastig om elke vraag direct op te pakken, en dan blijven reserveringen liggen.
Wat we hebben gebouwd
Een agent die telefoon en WhatsApp opvangt, vragen beantwoordt uit hun eigen informatie, reserveringen ondersteunt en offerteaanvragen compleet klaarzet voor het team. Wat hij niet kan afhandelen gaat met een samenvatting door naar een medewerker.
Hoe het gemeten is
Gemeten over 1 november 2025 tot en met 22 augustus 2026 in het verbruiksrapport van het gespreksplatform. In totaal 82 uur en 7 minuten gesprekstijd, gemiddeld 70 seconden per gesprek.
Tijdens drukke momenten misten we telefoontjes en boekingen, wat ons omzet kostte. Hello Mindy loste dit op: vragen via telefoon en WhatsApp worden nu direct afgehandeld en netjes voor ons klaargezet. Wai-Yip Pang, eigenaar
STB Automobielen
Tynaarlo · Autobedrijf en occasions · Live sinds 21 augustus 2026
De situatie
Een autobedrijf met veel inkomende vragen over occasions, proefritten en afspraken, via de telefoon en via WhatsApp. De eigenaar was daardoor feitelijk altijd bereikbaar, ook buiten werktijd.
Wat we hebben gebouwd
Een agent die de voorraad kent, klanten adviseert over de auto's die er staan en proefritten direct in de agenda plant. Telefoon en WhatsApp, dat laatste op het eigen nummer van de eigenaar.
Wat de eigenaar ervan merkt
De telefoon en WhatsApp worden ook 's avonds en in het weekend opgevangen, dus de eigenaar hoeft zijn telefoon niet meer bij zich te houden. Wie belt over een specifieke occasion krijgt antwoord over precies die auto, en een proefrit staat na het gesprek meteen in de agenda. Klanten appen gewoon naar het nummer dat ze al hadden.
Ik hoef niet meer 24/7 bereikbaar te zijn voor WhatsApp en telefoon. Hello Mindy kent mijn complete voorraad, adviseert klanten en plant proefritten direct in mijn agenda. Stephan Bijlefeld, eigenaar
Anytime Fitness
Almere Stad, Almere Buiten en Goor · Fitness, drie clubs · Live sinds 25 augustus 2026
De situatie
Drie clubs met dezelfde vragen aan de balie en aan de telefoon: openingstijden, abonnementen, de gratis proefpas en het inplannen van een kennismaking. Tijdens trainingen en op drukke momenten is er niemand vrij om op te nemen.
Wat we hebben gebouwd
Per club een eigen agent met een eigen kennisbank, zodat elke club over zijn eigen openingstijden en aanbod praat. De clublijn schakelt na twintig seconden door naar de agent, dus je hoeft niets aan je bestaande nummer te veranderen. Terugbelverzoeken worden gemaild naar het adres van de club waar gebeld is.
Waarom drie agents en niet één
Elke club heeft eigen openingstijden, een eigen adres en een eigen team. Eén agent voor alle drie zou bij elke vraag eerst moeten uitvragen om welke club het gaat, en één verkeerd adres kost een lead. Daarom heeft elke club een eigen agent met een eigen kennisbank en een eigen route voor terugbelverzoeken. Aanpassen doe je per club, zonder dat de andere twee meeveranderen.
Hello Mindy handelt onze WhatsApp en telefoon af, wat tijd vrijmaakt voor medewerkers en leden. Nieuwe leads worden automatisch ingepland voor de gratis 7-daagse proefpas. Damian Rollings, manager
Benieuwd wat dit voor jou zou opleveren?
In een gesprek van 30 minuten rekenen we samen door waar bij jou de tijd blijft, en wat daarvan realistisch is over te nemen.