Privacyverklaring

1. Wanneer geldt deze verklaring?

Dit deel geldt als je:

• deze website bezoekt;
• op deze website chat met Mindy, onze AI-collega;
• ons belt en Mindy aan de lijn krijgt;
• ons mailt of appt, of ons volgt op social media;
• solliciteert bij Clarifix;
• klant bij ons bent, of een offerte hebt aangevraagd.

Ben je klant van een bedrijf dat met een door Clarifix gebouwde assistent of een door Clarifix gebouwd systeem werkt, en heb je dáár contact mee gehad? Dan verwerkt Clarifix jouw gegevens niet voor zichzelf, maar in opdracht van dat bedrijf. Dat bedrijf is dan verantwoordelijk en heeft een eigen privacyverklaring. De afspraken die wij met dat bedrijf maken, staan in deel 2.

2. Welke gegevens verwerken we?

Als je met Mindy chat op deze website

Alles wat je in het gesprek typt. Wil je een kennismaking inplannen, dan vraagt Mindy om je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en waar het gesprek over moet gaan. Zonder e-mailadres kan de uitnodiging voor de afspraak niet verstuurd worden, en dat zegt ze er ook bij. De chat gebruikt een tijdelijk sessienummer dat alleen bestaat zolang je de pagina open hebt; er wordt niets in je browser opgeslagen.

Als je ons belt

Op onze telefoonlijn neemt Mindy op. Van dat gesprek verwerken we: je telefoonnummer, het tijdstip en de duur van het gesprek, een geluidsopname, een tekstuitwerking (transcript) van wat er is gezegd en een korte samenvatting. Alles wat je tijdens het gesprek zelf vertelt, hoort daarbij. Mindy vertelt in haar eerste zin dat ze een AI-assistent is. Wil je niet dat het gesprek wordt vastgelegd, zeg dat dan, hang op, of stuur ons liever een mail.

Als je ons mailt of appt

Je naam, e-mailadres of telefoonnummer, je bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht. WhatsApp is een dienst van Meta; voor het transport van je berichten gelden de voorwaarden van WhatsApp.

Als je solliciteert

Wat je ons stuurt: je cv, je motivatie, voorbeelden van je werk en je contactgegevens. Daarnaast de aantekeningen die wij maken tijdens de gesprekken.

Als je klant bent of een offerte aanvraagt

Je contactgegevens en die van je collega's die bij het traject betrokken zijn, de offerte, de overeenkomst, facturen, en de correspondentie over het project. Wat wij namens jou verwerken van jóuw klanten, valt onder deel 2.

Als je deze website bezoekt

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen statistiekprogramma. Onze webserver houdt technische logbestanden bij met je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Die gebruiken we alleen om storingen en misbruik op te sporen.

We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, religie of politieke voorkeur) en hebben ze niet nodig. Vertel ze ons dus niet in een chat of telefoongesprek.

3. Waarom verwerken we ze, en mag dat?

We gebruiken jouw gegevens niet om je profiel te verkopen, en we versturen geen commerciële mailings waar je niet om hebt gevraagd.

4. Je praat met een AI

Mindy neemt geen besluiten over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben (artikel 22 AVG). Ze beantwoordt vragen en zet een afspraak in de agenda; de opvolging doet een mens.

Wil je liever helemaal niet met een AI praten? Mail dan naar [email protected]. Dat bericht wordt door iemand van Clarifix gelezen en beantwoord.

5. Hoe lang bewaren we het?

Word je klant, dan gelden vanaf dat moment de bewaartermijnen uit de overeenkomst. Vraag je om verwijdering, dan doen we dat eerder, behalve waar een wettelijke bewaarplicht ons dat verbiedt.

6. Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We schakelen wel leveranciers in die nodig zijn om de dienst te laten werken. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst.

Sommige van deze partijen verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt alleen met een geldig doorgiftemechanisme, zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een actuele lijst van leveranciers vraag je op via [email protected].

Daarnaast delen we gegevens als de wet ons daartoe verplicht, of als het nodig is om onze rechten te beschermen.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben;
• ze te laten corrigeren of aanvullen;
• ze te laten verwijderen, inclusief de opname en het transcript van je telefoongesprek met Mindy;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen;
• je toestemming in te trekken. Dat werkt vanaf dat moment en raakt niet wat daarvoor al is gebeurd.

Stuur je verzoek naar [email protected]. We reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je verzoek te bevestigen vanaf het telefoonnummer of e-mailadres dat je bij ons hebt opgegeven. We vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.

Ben je het oneens met hoe wij je verzoek afhandelen, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je het eerst bij ons probeert.

8. Beveiliging

We beveiligen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling tijdens transport en waar mogelijk in rust, toegang alleen voor wie het nodig heeft, tweefactorauthenticatie op onze beheeromgevingen, logging van toegang en gescheiden omgevingen per klant. Vermoed je een lek of misbruik, meld het dan direct via [email protected].

9. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst of de regels veranderen. Bovenaan staat de versiedatum. Bij ingrijpende wijzigingen die jou raken, laten we dat weten via de website of per e-mail.

1. Rolverdeling

1.1.Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn eindklanten die via de diensten worden verwerkt. Clarifix is voor die gegevens verwerker.

1.2.Clarifix is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor eigen bedrijfsprocessen, waaronder facturatie, support, accountbeheer, beveiliging en relatiebeheer. Daarop ziet deze bijlage niet; zie deel 1.

1.3.Klant zorgt voor een rechtmatige grondslag, een passende privacyverklaring en het informeren van eindklanten, waaronder de AI-melding. Clarifix levert daarvoor standaardteksten aan.

2. Beschrijving van de verwerking

2.1.Onderwerp en aard: het verwerken van persoonsgegevens van eindklanten in het kader van de AI-klantenservice (de digitale assistent Mindy) via telefonie, WhatsApp, website chat, e-mail en andere overeengekomen kanalen.

2.2.Categorieën betrokkenen: eindklanten van klant die via de diensten contact opnemen.

2.3.Categorieën persoonsgegevens: contactgegevens (zoals naam, telefoonnummer en e-mailadres), de inhoud van gesprekken en berichten (waaronder transcripties), gegevens over reserveringen, afspraken en aanvragen, en technische gegevens (zoals tijdstippen en sessiegegevens). Klant zal geen bijzondere categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG via de diensten (laten) verwerken.

2.4.Doel: het namens klant afhandelen van klantcontact en het uitvoeren van de overeenkomst.

2.5.Duur: gelijk aan de looptijd van de overeenkomst, met inachtneming van de bewaartermijnen in artikel 7.

3. Verwerking op instructie

3.1.Clarifix verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op instructie van klant zoals vastgelegd in de overeenkomst, deze bijlage en de configuratie van de diensten, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

3.2.Clarifix gebruikt persoonsgegevens van eindklanten niet voor eigen doeleinden. Voor algemene productverbetering gebruikt Clarifix uitsluitend geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens die niet tot eindklanten herleidbaar zijn.

3.3.Personen die onder gezag van Clarifix persoonsgegevens verwerken zijn gebonden aan geheimhouding.

4. Beveiliging

4.1.Clarifix treft passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder:

• versleuteling tijdens transport en, waar ondersteund, in rust;
• toegangsbeheer op basis van least-privilege met tweefactorauthenticatie op beheeromgevingen;
• logging van toegang;
• scheiding van klantomgevingen;
• selectie van subverwerkers mede op beveiligingsniveau, met EU-regio en zero-retention-instellingen waar beschikbaar;
• een datalekprocedure.

4.2.Clarifix mag de maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau niet wezenlijk vermindert.

5. Subverwerkers

5.1.Klant geeft Clarifix algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De actuele subverwerkerslijst maakt deel uit van deze Privacy- en Verwerkersbijlage en is op aanvraag beschikbaar; welke subverwerkers daadwerkelijk worden ingezet hangt af van de afgenomen dienst, configuratie, koppelingen en kanalen.

5.2.Clarifix legt subverwerkers verplichtingen op die ten minste gelijkwaardig zijn aan deze bijlage en blijft jegens klant verantwoordelijk voor hun nakoming.

5.3.Wezenlijke wijzigingen maakt Clarifix op redelijke wijze kenbaar, bijvoorbeeld via e-mail, dashboard of de bijgewerkte lijst. Klant kan binnen 14 dagen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar maken op redelijke en aantoonbare privacy- of compliancegronden. Bij gegrond bezwaar zoeken partijen een redelijke oplossing; is die er niet, dan mag Clarifix de betreffende functionaliteit beperken, aanpassen of beëindigen. De enkele inzet van een nieuwe of vervangende subverwerker geeft geen recht op schadevergoeding, korting of ontbinding, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

5.4.De subverwerkerslijst is ingedeeld naar functionele categorieën (zoals AI-taalmodellen, spraaktechnologie, telefonie en berichtenverkeer, database en opslag, workflow-automatisering en hosting). Het vervangen of toevoegen van een leverancier binnen een bestaande categorie, met een ten minste gelijkwaardig beschermings- en doorgifteniveau, geldt niet als wezenlijke wijziging; Clarifix werkt in dat geval de lijst bij. Als wezenlijke wijziging geldt in elk geval: een nieuwe functionele categorie, doorgifte naar een land zonder passend doorgiftemechanisme, of een aantoonbaar lager beschermingsniveau. Daarvoor geldt de procedure van artikel 5.3.

5.5.Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met een geldig doorgiftemechanisme, zoals het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen, zoals vermeld in de subverwerkerslijst.

6. Bijstand, betrokkenen en datalekken

6.1.Clarifix verleent klant redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering), datalekmeldingen en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen. Verzoeken van betrokkenen die Clarifix rechtstreeks ontvangt, stuurt zij onverwijld door aan klant. Bijstand die niet het gevolg is van een tekortkoming van Clarifix mag tegen redelijke vergoeding worden verleend.

6.2.Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens informeert Clarifix klant zonder onredelijke vertraging, met als streven uiterlijk 48 uur na ontdekking, met alle op dat moment beschikbare informatie over aard, betrokkenen, vermoedelijke gevolgen en maatregelen. Aanvullingen volgen zodra beschikbaar.

6.3.Klant beslist over melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Clarifix meldt niet zelfstandig namens klant, tenzij schriftelijk overeengekomen. Partijen leggen bij onboarding een contactpersoon voor incidenten vast.

7. Bewaartermijnen en verwijdering

7.1.Transcripties en ruwe gesprekslogs: maximaal 90 dagen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Technische en beveiligingslogs: maximaal 12 maanden, langer uitsluitend voor zover noodzakelijk voor beveiliging, facturatie, een lopend geschil of een wettelijke verplichting.

7.2.Na einde van de overeenkomst verwijdert Clarifix alle persoonsgegevens van eindklanten binnen 30 dagen, behoudens wettelijke bewaarplichten. Op verzoek van klant, gedaan voor de einddatum, levert Clarifix eerst binnen 14 dagen een export in een gangbaar formaat.

8. Audit, aansprakelijkheid en duur

8.1.Clarifix toont naleving primair aan met informatie, rapportages of certificeringen. Volstaat dat aantoonbaar niet, dan mag klant maximaal eenmaal per jaar een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke, tot geheimhouding verplichte deskundige, na 30 dagen aankondiging, tijdens kantooruren en op eigen kosten. Bedrijfsgeheimen van Clarifix en gegevens van andere klanten vallen buiten de audit.

8.2.De beperking van aansprakelijkheid uit de algemene voorwaarden is onverkort van toepassing op deze bijlage, voor zover dwingend recht zich daartegen niet verzet.

8.3.Deze bijlage geldt zolang Clarifix persoonsgegevens namens klant verwerkt en eindigt na afronding van de verwijdering uit artikel 7.2. Nederlands recht is van toepassing.

Vragen, of je gegevens laten verwijderen?

Heb je vragen over hoe wij omgaan met gegevens, wil je gebruikmaken van je rechten als betrokkene, of wil je een verwerkersovereenkomst aanvragen? Neem gerust contact met ons op. We reageren binnen één maand, meestal veel sneller.