Zes plekken waar het werk blijft liggen
Hieronder staat per punt wat we overnemen, wat je ervan merkt en wat je vooraf moet weten. Ook waar het minder geschikt voor is.
Klantcontact
Telefoon, WhatsApp, mail en chat worden opgevangen door een agent die uit jouw eigen kennisbank werkt. Hij weet wat jij erin hebt gezet en verzint er niets bij. Wat hij niet kan afhandelen zet hij door naar een mens, met een samenvatting erbij zodat niemand het gesprek opnieuw hoeft te voeren.
Wat je ervan merkt
- De telefoon wordt altijd opgenomen, ook 's avonds en in het weekend
- Afspraken en terugbelverzoeken staan meteen in de agenda
- Na elk gesprek een samenvatting per mail
- Standaard Nederlands en Engels, meer talen kan
Goed om te weten
- De agent zegt altijd zelf dat hij AI is. Dat is beleid, geen instelling
- Hij wordt zo goed als de kennisbank die je aanlevert, dus daar zit het werk
- Meta rekent vanaf 1 oktober 2026 per WhatsApp-servicebericht af
Offertes en aanvragen
Een aanvraag komt binnen via mail, formulier of telefoon. Die wordt uitgelezen, aangevuld met wat er in je systemen staat en als concept klaargezet met de juiste prijzen en voorwaarden.
Wat je ervan merkt
- Aanvragen liggen klaar in plaats van dat je ze moet uittypen
- Dezelfde opbouw en dezelfde voorwaarden, elke keer
- Je ziet in één overzicht wat er open staat en hoe lang al
Goed om te weten
- Niets gaat de deur uit zonder dat een mens het heeft gezien, als je dat zo wilt
- Prijsregels moeten ergens vastliggen. Zit dat alleen in iemands hoofd, dan is dat de eerste klus
Administratie en documenten
Facturen, bonnen, pakbonnen en formulieren worden herkend, gecontroleerd op wat er hoort te kloppen, en op de juiste plek gezet. Wat afwijkt komt op een stapel die jij zelf bekijkt.
Wat je ervan merkt
- Geen overtypen meer uit pdf's en foto's
- Afwijkingen komen bovendrijven in plaats van dat ze meelopen
- Alles belandt in de map of het systeem waar het hoort
Goed om te weten
- Handgeschreven en slecht gescand materiaal blijft lastig. Dat beloven we niet
- Werkt met Gmail en Microsoft 365, en met de meeste boekhoudpakketten
Rapportages
De cijfers die je nu maandelijks bij elkaar zoekt uit verschillende systemen, komen automatisch samen in één rapport. Op een vaste dag, in je mailbox, met de bron erbij.
Wat je ervan merkt
- Een vast rapport op een vaste dag, zonder dat iemand het hoeft te maken
- Dezelfde definities elke maand, dus cijfers zijn vergelijkbaar
- De bron staat erbij, dus je kunt elk getal navertellen
Goed om te weten
- Een rapport is zo goed als de bron. Staat de data rommelig in het systeem, dan is opschonen stap één
- We bouwen liever één rapport dat gelezen wordt dan vijf die niemand opent
Opvolging
Een aanvraag die binnenkomt wordt vastgelegd, opgevolgd en herinnerd. Niet omdat iemand eraan denkt, maar omdat het proces het doet.
Wat je ervan merkt
- Elke aanvraag krijgt binnen een paar minuten een eerste reactie
- Een lead die niet reageert krijgt vanzelf een herinnering
- Je ziet waar iets is blijven hangen, en hoe lang
Goed om te weten
- Dit werkt alleen als duidelijk is wanneer iets af is. Dat spreken we vooraf af
- Koppelt met je CRM als je die hebt, en werkt ook zonder
Systemen die niet praten
Agenda, CRM, boekingssysteem, voorraad, mail en boekhouding aan elkaar knopen, zodat gegevens één keer worden ingevoerd en overal kloppen.
Wat je ervan merkt
- Eén keer invoeren in plaats van overtypen
- Geen verschil meer tussen wat er in het ene en het andere systeem staat
- Meldingen komen daar waar je toch al kijkt
Goed om te weten
- Of het kan hangt af van het systeem. Heeft het een API, dan kan het bijna altijd
- Systemen zonder koppeling zijn soms alsnog te doen, maar dat kost meer tijd en dat zeggen we vooraf
Staat jouw knelpunt er niet bij?
Vertel wat er dagelijks blijft liggen. We zeggen eerlijk of automatisering daar iets aan doet, en ook wanneer het antwoord nee is.